En verksamhetspolicy utgör grunden för en organisations värderingar, mål och strategier. En välformulerad policy kan bidra till att skapa en positiv arbetskultur, öka medarbetarengagemanget och förbättra verksamhetens prestationer.
I denna artikel kommer vi att diskutera de viktigaste aspekterna av en bra verksamhetspolicy, baserat på teorier och forskning inom organisations- och ledarskapsteori. Vi kommer även att ge konkreta exempel från policyer för att illustrera hur dessa krav uppfylls.
En tydlig och lättförståelig policy säkerställer att alla berörda parter kan förstå syftet med policyn och hur den ska följas (Shannon & Weaver, 1949). Ett exempel på en verksamhetspolicy som uppfyller detta krav är:
> "Leder, utvecklar, centraliserar och organiserar bygg- och infraprojekt inom affärsområdena konsult, akademi och fastighet."
En policy som är relevant för verksamheten och dess mål är mer benägen att vara effektiv och uppskattad av de anställda (Locke & Latham, 1990). Ett exempel på en relevant verksamhetspolicy är:
> "Våra kunder utvecklas genom att vi lyssnar och vågar fråga varför, bidrar med spetskompetens och erfarenhet, samt gör skillnad genom ett personligt engagemang."
En flexibel policy kan anpassas efter förändrade förutsättningar och utveckling inom verksamheten (Teece, Pisano & Shuen, 1997). Ett exempel på en flexibel verksamhetspolicy är:
> "<Företagsnamn> förbättras ständigt genom att ha ett strukturerat arbetssätt som följer PDCA*-cykeln och efterlever relevanta lagar, författningar och branschspecifika krav."
En mätbar policy gör det möjligt att följa upp och utvärdera hur väl policyn efterlevs och vilken effekt den har på verksamheten (Drucker, 1954). Ett exempel på en mätbar verksamhetspolicy är:
> "Vi strävar efter ständiga förbättringar genom att förebygga, övervaka och följa upp."
En policy som inkluderar tydliga ansvarsområden och roller säkerställer att det är klart vem som ansvarar för att efterleva och upprätthålla policyn. RACI-modellen är en vanlig metod för att definiera ansvarsområden och roller inom organisationer. Ett exempel på en verksamhetspolicy som uppfyller detta krav är:
> "Vår personal uppskattas genom att vi ger möjlighet till att höras och synas, till personlig utveckling och till att trivas och ha kul på jobbet."
En kommunikativ policy når ut till alla berörda parter och ger dem möjlighet att ge input och påverka policyns innehåll och genomförande (Kahn, 1990; May, Gilson & Harter, 2004). Ett exempel på en kommunikativ verksamhetspolicy är:
> "Vi, de som arbetar på <Företagsnamn>, är engagerade, kompetenta och kundfokuserade, samt skapar en säker, intressant och rolig arbetsplats."
En genomförbar och realistisk policy ställer inte orimliga krav på verksamheten eller dess medarbetare (Hackman & Oldham, 1976). Ett exempel på en verksamhetspolicy som uppfyller detta krav är:
> "Vi reducerar vår klimat- och miljöpåverkan genom att använda resurser effektivt och minimera avfall."
En uppdaterad och aktuell policy speglar verksamhetens nuvarande situation och framtida målsättningar (Lewin, 1947; Kotter, 1995). Ett exempel på en aktuell verksamhetspolicy är:
> "Vi är öppna för nya möjligheter och utmaningar och anpassar oss ständigt till förändrade marknadsförutsättningar."
En policy som främjar öppenhet, samarbete och en gemensam förståelse för verksamhetens värderingar och mål bidrar till en positiv arbetskultur (Schein, 1985; Denison, 1990). Ett exempel på en verksamhetspolicy som uppfyller detta krav är:
> "<Företagsnamn> skall genom kreativ lyhördhet för kund & moder jord, utveckla, marknadsföra och förse våra kunder med tjänster inom mekanisk bearbetning."
En bra verksamhetspolicy är en viktig del av en organisations framgång och välmående. Genom att följa de principer och aspekter som presenterats i denna artikel kan organisationer skapa en policy som är tydlig, relevant, flexibel, mätbar, kommunikativ och stödjer en positiv arbetskultur. Detta kommer i sin tur att bidra till ökad effektivitet, engagemang och framgång för organisationen och dess medarbetare.
*PDCA-cykeln, även känd som Deming-cykeln, är en iterativ fyrfasmodell för ständig förbättring. PDCA står för Plan-Do-Check-Act, vilket direkt översatt blir Planera-Göra-Kontrollera-Agera. Den används ofta inom ramen för ledningssystem och ISO-certifieringar. Denna cykel upprepas kontinuerligt för ständig förbättring. Den är central för många ISO-standarder, inklusive ISO 9001, ISO 14001 och ISO 45001, och är en grundläggande del av ett effektivt ledningssystem.
