Ordning & Reda: Hemligheten (och handlingsplanen) för framgångsrika företag

I dagens snabbrörliga värld måste företag vara konkurrenskraftiga och effektiva.  

En nyckelfaktor för att nå dessa mål är att ha ordning på dokument och policyer.  

I denna artikel utforskar vi exempel på hur en bra struktur på dokument och policyer kan hjälpa er att lyckas:

Jobba smart och snabbt

Att ha ordning på dokumenten gör det lättare för anställda att hitta och använda information. Det sparar tid och resurser, vilket leder till bättre produktivitet och effektivitet. Det minskar också risken för att viktig information försvinner eller blir gammal och minskar behovet av att återuppfinna hjulet när någon redan har skapat en relevant policy eller dokument.

Hållbarhet och miljöansvar

För svenska ledningsgrupper är hållbarhet och miljöansvar ofta prioriterade frågor. En ordnad dokumentation och policyer kring dessa frågor hjälper företag att uppfylla miljökrav, minska sin klimatpåverkan och skapa en mer hållbar verksamhet genom att faktiskt få ut informationen till anställda.

Fatta bättre beslut

När dokumentationen är ordnad och strukturerad blir det enklare för chefer och ledare att hitta och använda informationen som behövs för att fatta bra beslut.  

Det ger också anställda den information de behöver för att göra sitt jobb ordentligt. På så sätt blir alla mer samspelta och effektiva.

Säkert och enligt reglerna

Företag måste följa lagar och regler för att driva sin verksamhet på rätt sätt. En ordnad dokumentation gör det enklare att följa dessa krav och minska risken för problem. Det skyddar också företagets hemliga information från att läcka ut.

Genom att ha ordning på dokument och policyer kan företaget minska riskerna förknippade med bristande efterlevnad, dataintrång och läckor, samt förbättra sin förmåga att hantera eventuella kriser eller konflikter som kan uppstå.

Bra kommunikation och samarbete

När alla har tillgång till rätt dokument och policyer kan de jobba bättre tillsammans och undvika missförstånd. Det gör det också lättare att kommunicera och samarbeta då det bland annat skapar förutsättningar för samsyn.

Positiv företagskultur

Ordning på dokument och policyer är en viktig del av att skapa en bra företagskultur. När företaget visar att det värdesätter effektivitet, ansvar och proffsighet ökar det också de anställdas engagemang och lojalitet. På individnivå finns även positiva effekter i form av minimering av återkommande frustration som ofta uppkommer vid digital oordning.

Tillväxt

För företag som vill växa och bli större är det viktigt att ha en stabil grund med ordnade dokument och policyer. Det gör det enklare och effektivare att ta emot nya anställda och avdelningar och säkerställer att alla jobbar åt samma håll. En välorganiserad dokumenthantering gör det också lättare att anpassa sig till förändringar.

Hur gör jag?

För att skapa en bra struktur som realiserar värdet i artikeln ovan, följ denna handlingsplan:

Kartlägg nuvarande dokumentation och policyer:

• Gå igenom alla befintliga dokument och policyer inom företaget.
• Kategorisera dem efter avdelning, ämne och relevans.

Skapa en dokumenthanteringsstrategi:

• Utforma en policy för hur dokument och policyer ska skapas, uppdateras och arkiveras.
• Fastställa ansvarsområden för att skapa och uppdatera dokument och policyer.
• Bestäm vilka format och mallar som ska användas för att skapa enhetlighet.

Organisera dokument och policyer:

• Skapa en strukturerad och logisk mappstruktur/informationsstruktur i IT-system avsedda för att lagra dokument och policyer.
• Se till att alla dokument och policyer är namngivna och taggade på ett relevant och konsekvent sätt.
• Inför en versionskontroll för att hålla koll på ändringar och uppdateringar.

Implementera en centraliserad lagringsplats:

• Använd ett dokumenthanteringssystem eller en molntjänst för att lagra och dela dokument och policyer.
• Se till att systemet är säkert och att det finns regler för åtkomst och behörighet.
• Utbilda medarbetare i hur man använder lagringsplatsen effektivt och säkert.

Implementera godkännandeflöden för publicering av nya versioner för de dokument som kräver det:

• Definiera vilka dokument som kräver godkännande innan publicering.
• Definiera och dokumentera vilka roller som behöver godkänna vilka dokument.
• Definiera och dokumentera hur godkännandeflödet ska fungera.
• Implementera godkännandeflöde.
• Uppdatera onboarding-processer för att inkludera info om detta för relevanta roller.

Kommunicera och samarbeta:

• Se till att alla medarbetare är medvetna om dokumenthanteringspolicyn och deras ansvar.
• Skapa en kultur av öppen kommunikation och samarbete kring dokument och policyer.
• Använd interna kommunikationskanaler för att hålla medarbetare informerade om nya eller uppdaterade dokument och policyer.

Utvärdera och förbättra:

• Genomför regelbundna kontroller av dokumentationen för att säkerställa att den är uppdaterad och relevant.
• Ta emot feedback från medarbetare om hur dokumentstyrningen kan förbättras.
• Anpassa strategin och processerna efter förändringar i företaget eller branschen.

Utbilda medarbetare:

• Utbilda medarbetare i att hitta och använda dokument och policyer.
• Erbjuda träning i hur man skapar och uppdaterar dokument och policyer enligt företagets krav.

Sammanfattning

Att ha ordning på dokument och policyer är viktigt för att företag ska lyckas. Det hjälper till att öka effektiviteten, följa regler och skapa en bra arbetsmiljö. Genom att satsa på en välorganiserad dokumentation kan företaget skapa en positiv kultur och bli framgångsrikt på en konkurrenskraftig marknad.

Genom att följa denna handlingsplan kommer ditt företag att skapa en bra struktur för dokument och policyer, vilket bidrar till en stark företagskultur och långsiktig framgång.  

‍

‍