Ett ledningssystem kan beskrivas som en ram eller struktur som hjälper organisationer att uppnå sina mål genom att effektivt och effektivt planera, styra, följa upp och förbättra sina aktiviteter. Det är en samling processer och rutiner som tillämpas i alla delar av organisationen för att säkerställa ständiga förbättringar och överensstämmelse med lagar, regler och standarder.
Tyvärr är det dock ofta en beskrivning av hur man önskar att organisationen ska fungera. När vi etablerat ett ledningssystem vill vi att det verkligen är ett verktyg för högsta ledningen att säkerställa att verksamheten bedrivs enligt fastställda rutiner och ett stöd för medarbetarna i deras dagliga arbete - inte en samling dokument som ingen läser.
Alla bolag består av en uppsättning processer som samverkar för att säkerställa att företaget når uppsatta mål och blir framgångsrikt. Dessa processer omfattar allt från projektledning till ledning av personal, kundrelationer och mer.
I ett ledningssystem ingår förutom beskrivningen av dessa processer delar som företagets policy, mål, miljöpåverkan och risker – vilket såklart alla bolag har i en form eller en annan.
Exakt vad som ingår i ett ledningssystem beror på vilka områden det är byggt att täcka.
Vanliga områden för ett ledningssystem att täcka är exempelvis kvalitet, miljö eller arbetsmiljö. Vad du väljer att täcka beror på vad som är viktigt för din verksamhet och vilka krav dina kunder och andra intressenter har.
Andra områden som är vanliga för ledningssystem att täcka är exempelvis informationssäkerhet, energiledning, livsmedelssäkerhet, medicinteknik samt socialt ansvar - vi har arbetat med alla dessa och många många fler under åren men för de flesta brukar avstampet på resan vara i kvalitet, miljö och/eller arbetsmiljö.
Kort sagt kan vi säga att implementera och följa ett ledningssystem bidrar till struktur och ger er möjligheten att kontrollerat öka effektiviteten i verksamheten, samt säkerställa att ni når era mål. För är det inte drömmen? Att alla i organisationen faktiskt jobbar enligt samma system, blir bättre hela tiden och att det bidrar till att ni når era mål?
Innan vi går in på hur du faktiskt tar dig an att bygga ett ledningssystem eller vad varje standard innebär behöver vi ta en stund att prata om analoga och digitala ledningssystem.
Allt för många sitter fortfarande fast med en visualisering av sitt ledningssystem som är en hög PDF-er, e-post och svårjobbade Excel-ark som bara dammas av från filservern vid en revision.
Det är inget som används dagligen av alla medarbetare och knappast förmedlar en känsla av ”hög kvalitet”.
Nu kanske du tycker att det är fel att påstå att ett ledningssystem upplagt i Word, Excel och/eller Power Point eller ja t.om. Visio och som man lagrar i Utforskaren eller annan filserver är ett analogt system?
Och på sätt och vis har du rätt i det men vi vågar påstå att det inte är lagringen som gör det digitalt eller analogt utan fokuset på dokument som gör det analogt.
Kan du skriva ut det på papper utan att tappa något i den dagliga verksamheten förutom enkel tillgång till dokumentationen så är det fortfarande ett väldigt analogt system.
Om vi redan vid etableringen av ledningssystemet tänker digitalt kan vi med hjälp av IT-verktyg skapa ett system som inte bara möter kraven i valda standarder utan även ökar effektiviteten och ger smarta sätt att samarbeta och ständigt förbättra organisationen.
Ledningssystemet går från att bli en beskrivning av hur saker ska fungera till sättet saker faktiskt fungerar på.
Ledningssystemet ska vara ett arbetsverktyg.
Om allt finns där medarbetarna redan befinner sig och jobbar så kommer sakerna att användas. Logiskt, eller hur?
Sen finns ju såklart fördelen att det blir mer kostnadseffektivt, går snabbare och ger bättre resultat också.
Att övergå från ett analogt till ett digitalt ledningssystem kan för många kännas överväldigande, men det är en nödvändig förändring för att öka produktiviteten och effektiviteten i organisationen.
Ett digitalt ledningssystem är inte bara ett sätt att lagra dokument utan det blir ett verktyg som används dagligen av alla medarbetare. Det kan ge bättre insikt och förståelse för processer, hjälpa till med att identifiera och lösa problem snabbare, samt ge bättre möjligheter till samarbete och ständiga förbättringar.
Det går inte att ignorera fördelarna med digitalisering. Det är dags att ta steget och omfamna den teknologiska utvecklingen på detta område.
Investeringen i tid och resurser kommer definitivt att löna sig på lång sikt genom ökad effektivitet, produktivitet och kvalitet.
Ovan är ett utdrag från vår e-bok "ISO 9001, 14001 och 45001 - Den ultimata guiden". Ladda ner hela e-boken gratis här.
