ISO-standarder, såsom ISO 9001 (kvalitetsledning), ISO 14001 (miljöledning) och ISO 45001 (arbetsmiljöledning), är utformade för att hjälpa företag att förbättra sina processer och uppnå sina mål inom kvalitet, miljö och arbetsmiljö.
Men att implementera dessa standarder kan vara en utmaning, särskilt för företag som vill minimera administrativa bördor och onödiga kostnader. I denna artikel diskuterar vi hur man kan använda ISO-standarder på ett effektivt sätt utan att göra onödiga anpassningar av företagets nuvarande arbetssätt.
ISO-standarder är flexibla och anpassningsbara.
De består av ett antal huvudkrav och delkrav, många av vilka överlappar både inom och mellan standarderna.
Detta innebär att det finns utrymme för skräddarsydda lösningar som passar företagets unika behov och verksamhet.
Vi behöver förstå att ISO-kraven inte enbart handlar om att fylla i dokument, utan snarare om att implementera och underhålla ett ledningssystem som bidrar till ständiga förbättringar inom kvalitet, miljö och arbetsmiljö - och gör hela företaget eller organisationen bättre över tid.
Vi rekommenderar att undvika onödiga anpassningar av företagets nuvarande arbetssätt bara för att uppfylla standardkrav. Istället bör man utnyttja standardernas flexibilitet och anpassningsbarhet och anpassa standarden till er och ert arbetssätt för att skapa bästa effekt.
Målet är att ledningssystemet ska komplettera och förbättra företagets befintliga processer, snarare än att skapa en ny administrativ börda eller ett system som inte motsvarar verkligheten.
Effektivt användande av IT-system som är dedikerade för ledningssystem som AmpliFlows egna mjukvara är kritiska för att göra resan så enkel som möjligt.
Genom att ta in de relaterade bitarna i de digitala verktygen som behövs för att göra det lätt att leda och hantera ledningssystemen kan vi säkerställa att vi får ut mesta möjliga nytta av ledningssystemet, samtidigt som vi minimerar kostnader och komplexitet.
Ett väl anpassat och integrerat IT-system kan bidra till att förenkla processer, förbättra kommunikation och samarbete, samt underlätta uppföljning och kontroll. Detta hjälper till att uppnå satta mål inom kvalitet, miljö och arbetsmiljö på ett effektivare och mer kostnadseffektivt sätt.
Det är viktigt att inte enbart fokusera på de exakta kraven och certifieringsprocessen, utan även arbeta för att skapa verkliga effekter och värde för företaget.
Detta innebär att förstå företagets verksamhet och behov och anpassa ledningssystemet så att det stöder dessa behov utan att skapa onödiga kostnader.
Genom att fokusera på både kraven och företagets unika situation kan vi säkerställa att mesta möjliga nytta nås med ledningssystem, samtidigt som vi kan minimerar kostnader (både synliga och dolda) och komplexitet.
Varje företag är unikt, så att kopiera ett annat företags ledningssystem kan leda till att det inte passar din verksamhet och dess specifika behov.
Att ta inspiration från andra eller förlita sig på experter med lång erfarenhet är klokt, men att göra en ren ”copy-paste” kommer inte leda till mycket.
Många företag tenderar att skapa omfattande dokumentation som kan vara svår att underhålla och följa.
Fokusera på att dokumentera de viktigaste processerna och uppdatera dem regelbundet.
Här är det kritiskt att ta sig tiden som behövs för att förstå syftet med kraven i standarderna. Det är det du behöver uppfylla och kunna visa att du lever efter, inte att du kopierat en text från ett standardkrav.
Innan du implementerar nya processer för att uppfylla ISO-kraven, se över dina befintliga processer och identifiera områden där förbättringar kan göras.
I en processkartläggning kommer vanligtvis hål eller felaktigheter i nuvarande processer att upptäckas, det är naturligt och ett lysande tillfälle att rätta till!
Ledningen måste vara engagerad och aktivt stödja implementeringen av ledningssystemet för att säkerställa framgång. Utan deras engagemang kan det bli svårt (eller nästintill omöjligt) att uppnå företagets mål på ett effektivt sätt.
Många företag misslyckas med att ge tillräcklig utbildning till sina anställda om ledningssystemet och dess syfte.
Genom att erbjuda regelbunden och tydlig utbildning säkerställer du att alla förstår och arbetar mot gemensamma mål.
Ta dig även tid att reflektera kring om ett stort utbildningsbehov kan vara ett symptom på något som är för komplicerat och kan göras enklare.
Ett vanligt misstag är att sätta upp orealistiska eller otydliga mål för exempelvis kvalitet, miljö och arbetsmiljö.
Se till att målen är realistiska, mätbara och kopplade till företagets övergripande strategi.
Många företag har svårt att följa upp sin verksamhet på ett effektivt sätt under året eftersom de ofta saknar en tydlig plan, som en årskalender.
De har problem med att förstå och anpassa de komplicerade ISO-kraven till sitt vardagliga arbete. Därför håller de vanliga möten och särskilda ISO-möten separat, mest för att kunna bocka av att de har gjort det som förväntas - utan större effekt.
Många förstår heller inte varför de behöver följa upp ledningssystemet regelbundet och på ett strukturerat sätt, inklusive mål, handlingsplaner, möjligheter, risker och lagstiftning.
De tror att de måste följa upp alla punkter hela tiden, men vissa saker, som policy, behöver endast granskas en gång per år, medan andra, som mål och handlingsplaner, kräver mer regelbunden uppföljning.
Att etablera en plan och skapa samsyn kring vad som behöver följas upp när och varför blir därför extra viktigt.
Ett vanligt misstag är att inte identifiera och kommunicera tillräckligt med intressenter, såsom kunder och leverantörer men framförallt medarbetarna om företagets arbete med ISO-standarder.
Genom att ha öppen och transparent kommunikation kan du bygga förtroende och stärka ert varumärke både externt och internt.
När intressenter förstår att du gör saker med det ultimata syftet att göra deras liv bättre blir det oftast enklare att få gehör.
Riskhantering är en viktig del i ISO-standarder. Många företag gör en övergripande riskbedömning med hjälp av en SWOT-analys, som ledningsgruppen genomför. Detta är bra för att hitta risker och möjligheter på en strategisk nivå, men det missar ofta riskbedömning av de operativa riskerna. Det är där de flesta risker och möjligheter finns för att förverkliga sin strategi.
Därför är det viktigt att riskbedöma de operativa riskerna med hjälp av processkartor och att involvera medarbetarna i riskbedömningen.
Att försöka implementera alla ändringar på en gång kan vara överväldigande och leda till motstånd från anställda.
Genom att införa förändringar stegvis och kontinuerligt kan du underlätta övergången och öka chanserna för framgång.
Det ger dig även en möjlighet att löpande få feedback på arbetet och kunna anpassa framtida arbete över tid för maximal effekt.
Sammanfattningsvis är det viktigt att närma sig ISO-standarder med en förståelse för deras flexibilitet och anpassningsbarhet.
Genom att skräddarsy ledningssystemet efter företagets unika behov och verksamhet, och använda IT-system som stöd, kan företag uppnå sina mål inom kvalitet, miljö och arbetsmiljö på ett effektivt och kostnadseffektivt sätt.
Om du behöver stöd och guidning för att lyckas med att anpassa och implementera ISO-standarder i din verksamhet, tveka inte att höra av dig till oss. Vi är här för att hjälpa dig att nå dina mål och skapa verkligt värde för ditt företag.
