När du ska bygga upp och implementera ett ISO-certifierbart ledningssystem måste du ha ett system som klarar av att hantera all dokumentation, processer och resultat som krävs enligt ISO-standarden. Men vad är skillnaden mellan ett ledningssystem och ett IT-system, och hur fungerar de tillsammans?
Ett ledningssystem är en struktur av processer, policyer och rutiner som en organisation använder för att styra och övervaka sina verksamhetsområden. Ett exempel på detta är ett kvalitetsledningssystem (QMS) som hjälper till att säkerställa att en organisation levererar produkter och tjänster av hög kvalitet enligt ISO 9001.
Ett IT-system är ett sätt att hantera och lagra data och information inom en organisation.
Det kan vara ett ERP-system (Enterprise Resource Planning) som används för att samordna och följa upp verksamhetens resurser, eller ett specialiserat system för att hantera ISO-krav, som AmpliFlows mjukvara.
Ett integrerat ledningssystem kombinerar flera ledningssystem, såsom kvalitets-, miljö- och arbetsmiljöledningssystem, för att effektivt hantera och övervaka organisationens verksamhet. Dessa system kan integreras med IT-system för att automatisera och underlätta arbetsflöden och rapportering.
När IT-system och ledningssystem samarbetar kan organisationer enklare uppfylla krav från olika standarder, såsom ISO 9001, ISO 14001 och ISO 45001. Detta skapar en helhetssyn på hela organisationens verksamhet, vilket underlättar för identifiering och hantering av risker och förbättringar.
För att lyckas med implementeringen av ett integrerat ledningssystem är det viktigt att ha tillräcklig kunskap om systemen, en tydlig plan för implementeringen och att ha rätt processer för att hålla systemet uppdaterat.
Det är också viktigt att säkerställa att medarbetare har den nödvändiga kompetensen för att hantera systemet och att organisationen har rätt processer för att implementera och underhålla det.
När du väljer en leverantör för att hjälpa dig att bygga och implementera ditt integrerade ledningssystem är det viktigt att ha en partner som kan erbjuda den kunskap, det stöd och de tjänster som behövs för att både implementera och underhålla systemet.
Om möjligt bör leverantören också ha erfarenhet av att arbeta med både ledningssystem och IT-system och förstå hur dessa kan integreras för att skapa en smidig och effektiv arbetsmiljö.
Ett ledningssystem är en struktur av processer, policyer och rutiner för att styra och övervaka en organisations verksamhet, medan ett IT-system hanterar och lagrar data och information.
Integrerade ledningssystem och IT-system kan erbjuda en helhetssyn på verksamheten och förenkla uppfyllandet av olika ISO-standarder.
För att lyckas med implementeringen av ett integrerat ledningssystem är det viktigt att ha tillräcklig kunskap om systemen, en tydlig plan för implementeringen, rätt processer och kompetenta medarbetare.
Slutligen är det viktigt att ta hänsyn till kostnader och tidsåtgång vid valet av system. Webbaserade verktyg som är specialiserade på att hantera ISO-certifierbara ledningssystem kan vara ett kostnadseffektivt och enkelt sätt att implementera och underhålla ett integrerat ledningssystem.
