Ett ledningssystem är för de allra flesta organisationer en beskrivning av hur en organisation styrs och fungerar – och ganska ofta en beskrivning av hur man önskar att den ska fungera.
Men ett ledningssystem kan vara så mycket mer än så. Det är både ett verktyg för högsta ledningen att säkerställa att verksamheten bedrivs enligt fastställda rutiner och ett stöd för medarbetarna i deras dagliga arbete.
Gemensamt för alla bolag är att de består av en uppsättning processer som samverkar för att säkerställa att företaget når uppsatta mål och blir framgångsrikt. Dessa processer omfattar allt från projektledning till medarbetarledning, kundrelationer och mer.
Hur standardiserade dessa processer är skiljer sig rejält från företag till företag – men processer finns alltid där.
I ett ledningssystem ingår även en organisations policy, mål och mätkriterier – vilket såklart alla bolag har i en form eller en annan.
Allt för många sitter fortfarande fast med en visualisering av sitt ledningssystem som är en hög PDF-er, e-post och svårjobbade Excel-ark som bara dammas av från filservern vid en revision. Det är inget som används dagligen av alla medarbetare och knappast förmedlar en känsla av ”hög kvalitet”.
Nu kanske du tycker att det är fel att påstå att ett ledningssystem upplagt i Word, Excel och/eller Power Point eller ja t.om. Visio och som man lagrar i Utforskaren eller annan filserver är ett analogt system? Och på sätt och vis har du rätt i det men vi vågar påstå att det inte är lagringen som gör det digitalt eller analogt utan fokuset på dokument som gör det analogt.
Kan du printa det utan att tappa något förutom access så är det fortfarande ett väldigt analogt system.
Om vi redan vid införandet tänker digitalt kan vi skapa en uppsättning IT-verktyg som inte bara möter kraven i valda standarder utan även ökar effektiviteten och ger smarta sätt att samarbeta och ständigt förbättra organisationen. Ledningssystemet går från att bli en beskrivning av hur saker ska fungera till sättet saker faktiskt fungerar på. Det blir ett arbetsverktyg.
Om allt finns där medarbetarna redan befinner sig och jobbar så kommer sakerna att användas. Logiskt, eller hur?
Sen finns ju såklart fördelen att det blir mer kostnadseffektivt, går snabbare och ger bättre resultat också.
Beroende på syfte så har ledningssystemen olika inriktning.
Exempelvis är ISO 9001 en standard för kvalitetsledning som betonar kundfokus och ger ett gemensamt språk för att arbeta tillsammans som ett team och 14001 är en standard för miljöledning.
Båda har gemensamt att de ställer ett antal krav på företaget. Och sättet företaget möter dessa krav synliggörs via ledningssystemet.
Utöver kvalitetsledning och miljö är det även vanligt med ledningssystem för exempelvis arbetsmiljö och informationssäkerhet. Listan på standarder kan som du nog förstår göras lång.
Att certifiera sig mot en standard betyder kort att ni bevisar för en extern revisor i en certifieringsrevision att ert ledningssystem uppfyller kraven i standarder som ni vill certifiera er emot.
Ledningssystem används för att styra och effektivisera verksamheter. Det är faktiskt inte ovanligt att organisationer kan minska mängden dokumentation genom att jobba med de här frågorna.
Att uppfylla ISO 9001 är en process, inte en händelse. Det är ett sätt för dig att visa ditt engagemang för de högsta standarderna för produkt- och tjänstekvalitet, medarbetarnas kompetens och effektivitet, ständiga förbättringar och innovationer, miljömedvetenhet och övergripande operativ effektivitet.
Det kräver även att företaget faktiskt arbetar och får effekt på det sätt som standarden kräver.
En standard i sig, som ISO 9001 för kvalitetsledning, kräver att du blir lite bättre hela tiden och du behöver löpande bevisa att du faktiskt blir det.
Huvudpoängen med ett digitalt ledningssystem är att IT inte är en eftertanke i ledningssystemsprojektet utan en central del i processen och systemet. Det är något som tar ledningssystemet till nästa nivå genom smart integrerade funktioner som samverkar för att verkligen skapa ett levande ledningsystem som alla vill och kan jobba efter.
För är det inte drömmen? Att alla faktiskt jobbar enligt systemet!
