Välkommen till vår guide för att genomföra en intressentanalys med AmpliFlow som en del av ert ISO-certifieringsprojekt.
Denna guide syftar till att hjälpa er att komma igång med användningen av vår modul för intressentanalys och att säkerställa att processen genomförs smidigt och effektivt.
Intressentanalysen finns för förstå hur omvärlden påverkas av ert ledningssystem och certifiering. Intressentanalysen är ett bra verktyg att använda som utgångspunkt för exempelvis er riskkartläggning längre fram i projektet.
Grundförståelse
Börja med att skapa dig en förståelse för området, läs denna artikeln:
Vad är intressentanalys inom ISO 9001?
Hur ska det göras?
Redan nu är en rejäl del av arbetet färdigt, tack vare att vi försett er med en lista med de vanligaste intressenterna.
Det ni behöver göra nu är att:
- Tilldela behörigheter till de som ska jobba med intressentregistret.
- Gå igenom listan och uppdatera respektive intressent så att texten i de olika kolumnerna stämmer överens med er verksamhet.
- Lägg till intressenter som ni saknar och ta bort överflödiga.
- Uppdatera informationssidan i AmpliFlow där ni beskriver hur ni jobbar med intressentanalysen samt vilka som är ansvariga och delaktiga.
- Gå igenom och bocka för kontrollpunkterna (sista steget) i checklistan.
- Om ni jobbar med en konsult från AmpliFlow, notifiera denne att arbetet är redo för genomgång.
Tips för framgångsrikt genomförande
- Se till att alla som jobbar med intressentanalysen förstår vad det är och varför jobbet görs.
- Tänk på att intressenterna som listas är intressenter per ISO-standard. T.ex. om ni jobbar med intressenter för standarden ISO 9001; då handlar det om att identifiera intressenter som påverkar eller påverkas av verksamhetens kvalitetsarbete.
- Om arbetet delas upp, var tydlig med ansvarsfördelningen.
- Sätt en tydlig tidplan och boka in eventuella avstämningsmöten redan nu.
- Förmedla resultatet till interna intressenter.
Förklaring av respektive kolumn
- Standard: Ange vilken standard, som t.ex. ISO 9001, som intressentanalysen ska göras gentemot. Observera att om ni ska certifiera er gentemot flera ledningssystemstandarder så behöver ni göra en intressentanalys för var och en av de standarderna.
- Intressenter: Välj ut en av de intressenter som har någon form av intresse eller påverkan av att ni etablerar ett ledningssystem avseende den aktuella standarden som t.ex. "Samhället i närområdet". Alla intressenter oavsett grad av intresse ska identifieras.
- Typ av intresse: Beskriv övergripande vad intressenten kan ha för nytta av att ni etablerar ett ledningssystem gentemot t.ex. ISO 9001. Typ av intresse för ”Samhället i närområdet” kan t.ex. vara "Om vi blir certifierade kommer vi att få fler uppdrag vilket i sin tur kan leda till fler lokala arbetstillfällen om vi expanderar".
- Nivå av intresse: Ange intressentens vilja att engagera sig i projektet att etablera ett ledningssystem hos er allt ifrån låg till hög. Detta visar hur viktigt detta är för intressenten och utgör en grund för hur vi ska involvera och hantera intressenten i projektet. För vissa intressenter t.ex. anställda kan intresset variera mellan Låg – Hög beroende på vem man pratar med.
- Involvering: Specificera hur intressenten är eller skulle kunna vara involverad, exempelvis "Medverka som delfinansiär i form av regionalt stöd". Beskriv om intressenten har en direkt roll eller påverkan i verksamheten.
- Uppdrag: Beskriv eventuella uppgifter eller förväntningar som intressenten har, som t.ex. "Genomföra utvärdering för godkännande vid bidragsansökan". Detta kan inkludera deras bidrag till projektet i form av kravställning eller om de behöver aktivt involveras i projektet. Ni bestämmer hur involverade respektive intressent ska vara.
- Aktivitet: Lista specifika aktiviteter eller åtgärder som ni behöver utföra gentemot intressenten, som t.ex. "Fastställ hur vi kan söka regionalt stöd för vårt projekt". Här beskriver du de konkreta steg som organisationen tar för att beakta intressentens intresse, involvering och uppdrag kopplat till projektet.
- Ansvarig: Välj person som är ansvarig för de aktiviteter som ska genomföras samt vilka Team som ska vara involverade. Det hjälper till att tydliggöra vem som ska se till att vi utför de aktiviteter vi har bestämt ska göras.
- Delaktiga: Ange vilka team som behöver vara involverade för att genomföra aktiviteterna.
Genom att följa denna guide hoppas vi att ni får en smidig och effektiv upplevelse med intressentanalysen i AmpliFlow. Om ni har några frågor eller behöver ytterligare stöd, tveka inte att kontakta vår support.
Kontakt:
