Välkommen till vår guide för att implementera och använda en allvarlighetsgradsmatris i AmpliFlow. Denna guide syftar till att hjälpa er att effektivt hantera risker och avvikelser som en del av ert kvalitets- och riskhanteringsarbete.
I AmpliFlow använder vi det som traditionellt kallar allvarlighetsgradsmatris för både positiva som negativa saker. Exmpelvis för att klassificera avvikelser, förbättringsförslag och mål. Därför kallar vi det påverkansgradsmatris. Men i grund och botten är det samma sak.
Grundförståelse
Matrisen är ett verktyg som hjälper er att bedöma, prioritera och göra objektiva jämförelser mellan olika saker på samma grund. För att förstå mer vad det innebär bör du läsa våra artiklar "Vad är en allvarlighetsgradsmatris" och "Allt du behöver veta om allvarlighetsgradsmatriser".
I AmpliFlow har vi valt att använda termen "påverkansmatris" istället för "allvarlighetsgradsmatris" för att bättre spegla det bredare användningsområdet. En påverkansmatris innefattar både positiva och negativa aspekter av olika händelser eller initiativ inom organisationen. Detta ger en mer omfattande bild av påverkan, vilket möjliggör en balanserad bedömning av både risker och möjligheter. Genom att inkludera positiva aspekter som förbättringsförslag och mål, kan organisationer inte bara fokusera på att minimera risker utan också på att maximera sina styrkor.
Fördelar med påverkansmatris:
Att använda en påverkansmatris erbjuder flera fördelar för organisationen:
- Objektiv jämförelse: En påverkansmatris gör det möjligt att objektivt jämföra olika typer av påverkan, oavsett om de är positiva eller negativa. Detta säkerställer att alla aspekter bedöms på samma grund, vilket ökar rättvisan i beslutsfattandet.
- Prioritering: Genom att klassificera påverkan kan organisationer lättare prioritera vilka åtgärder som ska vidtas. Detta är särskilt viktigt när resurser är begränsade och det gäller att fokusera på det som ger störst effekt.
- Effektiva beslutsprocesser: En tydlig och strukturerad bedömning av påverkan underlättar snabbare och mer effektiva beslut. Genom att ha en gemensam förståelse för vad som är mest kritiskt kan organisationer agera mer proaktivt och strategiskt.
- Helhetssyn: Genom att inkludera både risker och möjligheter i bedömningen får organisationen en mer holistisk syn på sin verksamhet. Detta hjälper till att identifiera inte bara vad som kan gå fel, utan också vad som kan förbättras eller utvecklas ytterligare.
Hur ska det göras?
Redan nu är en rejäl del av arbetet färdigt, tack vare att vi försett er med ett utkast på en generisk påverkansgradsmatris.
Det ni behöver göra nu är att:
- Gå igenom matrisen och uppdatera varje rad intressent så att texten i de olika kolumnerna stämmer överens med er verksamhet.
- Lägg eventuellt till nya som ni saknar och ta bort överflödiga.
- Uppdatera informationssidan i AmpliFlow där ni beskriver hur ni jobbar med avvikelsehantering.
- Gå igenom och bocka för kontrollpunkterna (sista steget) i checklistan.
- Om ni jobbar med en konsult från AmpliFlow, notifiera denne att arbetet är redo för genomgång.
Exempel på graderingar som kan finnas i en matris
Kategori: Användarupplevelse i vår produkt
1 - Mycket låg: Inget jag hade uppmärksammat om det blev bättre eller sämre.
2 - Låg: Jag förväntar mig att detta fungerar bra redan idag men kan leva med nuvarande lösning.
3 - Medel: Frustration - blir irriterad varje gång detta inte fungerar bra.
4 - Hög: Ilska - blir arg och pratar aktivt illa om systemet till kunder och kollegor varje gång det inte fungerar.
5 - Mycket hög: Kräver skadestånd om det inte fungerar.
Kategori: Arbetsmiljö & produktsäkerhet
1 - Mycket låg: Fysiskt psykiskt obehag eller mindre skada.
2 - Låg: Kunde ha orsakat sjukskrivning pga av skada.
3 - Medel: Skada som orsakar sjukskrivning eller potentiellt livshotande.
4 - Hög: Skada där livs- och/eller arbetssituation påverkas för alltid.
5 - Mycket hög: Livshotande eller dödlig skada.
Kategori: Kostnader
1 - Mycket låg: 0 - 5 000 SEK
2 - Låg: 5 000 - 25 000 SEK
3 - Medel: 25 000 - 50 000 SEK
4 - Hög: 50 000 - 100 000 SEK
5 - Mycket hög: >100 000 SEK
Tips för framgångsrikt genomförande
- När ni tar fram påverkansgraderingar se till att en eller två personer tar fram förslag på vilka områden ni ska ha graderingar för. Presentera detta sedan för projektgruppen och kom överens om ev justeringar.
- Se till att testa graderingar med några få kundsynpunkter/avvikelser, justera sedan utifrån vad ni kom fram till under testet.
- Se till att de olika graderingarna linjerar med varandra dvs en 5:a är en 5:a och prioriteras på samma sätt oavsett om graderingen gäller kvalitet, miljö, arbetsmiljö, informationssäkerhet eller ekonomi.
- En bra riktlinje för en negativ gradering är att bedöma hur snabbt en organisation behöver agera på kundsynpunkten eller den interna avvikelsen. En 5:a innebär att alla som berörs släpper allt annat arbete omedelbart och börjar jobba med problemet, en 4:a innebär att arbetet fortgår men någon/några börjar direkt att försöka lösa problemet, en 3:a innebär att man börjar analysera och vidta åtgärder inom en arbetsvecka och när det gäller 2:or och 1:or så bör man inom 28 kalenderdagar ha börjat titta på de.
- Alla som jobbar med påverkansmatrisen förstår vad det är och varför jobbet görs.
- Om arbetet delas upp, var tydlig med ansvarsfördelningen.
- Sätt en tydlig tidplan och boka in eventuella avstämningsmöten redan nu.
- Less is more! En djungel av olika alternativ kan göra det svårt att välja. En riktlinje är att ha en påverkansgradering per ämnesområde dvs 1 för kvalitet, miljö, arbetsmiljö och ekonomisk påverkan.
Genom att följa denna guide hoppas vi att det blir enklare att införa en påverkansgradering. Lycka till!
Kontakt:
