Välkommen till vår guide för att genomföra arbetet med Kompetensmatris i AmpliFlow som en del av ert projekt. Denna guide syftar till att hjälpa er att komma igång med användningen av kompetensmatrisen och säkerställa att processen blir så smidig och effektiv som möjligt.
Kompetensmatrisen finns för att ge en tydlig överblick över organisationens samlade kompetens och identifiera eventuella kompetensluckor. Den är ett bra verktyg för att planera utbildningar, kartlägga nuvarande kunskapsnivå samt säkerställa att ni uppfyller relevanta krav i era ledningssystemstandarder, som exempelvis ISO 9001.
Grundförståelse
Börja med att skapa dig en förståelse för området, läs denna artikeln:
Här är en kort summering: En kompetensmatris hjälper er att knyta samman medarbetare med de kompetenser och kurser som är relevanta för era mål. Genom att göra detta får ni underlag för att utveckla personalens kunskap och säkerställa att rätt kompetens finns på rätt plats.
Hur ska det göras?
Redan nu är en stor del av arbetet redan färdigt, det stora jobbet var att bygga upp register för kompetenser och befattningar i AmpliFlow.
Nedan följer stegen ni behöver gå igenom för att börja jobba med kompetensmatrisen i er verksamhet:
- Tilldela behörigheter till de användare som ska jobba med kompetensmatrisen. Tänk särskilt på att kompetensmatriser kan behörighetsstyras på fler sätt än andra register. Ni kan exempelvis ställa in så att användare endast ser sina egna rader och de rader för vilka de är chef (och nedåt i hierarkin).
- Gå igenom befintliga listor/dokument över kompetenser och säkerställ att de stämmer överens med er verksamhet. Ta bort dubletter eller föråldrade kompetenser.
- Lägg till rader för användare i kompetensmatrisen och ange för var och en vilken kompetensnivå (1–5) de har inom respektive kompetens.
- Uppdatera informationssidan i AmpliFlow där ni beskriver hur ni jobbar med kompetensmatrisen, samt ange vilka som är ansvariga och delaktiga.
- Gå igenom och bocka av kontrollpunkterna (det sista steget) i checklistan för att säkerställa att allt är korrekt ifyllt och uppdaterat.
- Om ni samarbetar med en konsult från [företagsnamn], notifiera denne att arbetet är redo för genomgång när ni är klara.
Tips för framgångsrikt genomförande
- Se till att alla som jobbar med kompetensmatrisen förstår varför den är viktig och hur den kopplar till ert kvalitets- eller ledningssystem.
- Tänk på att ni kan filtrera kompetensmatrisen baserat på användare, team eller befattning. När ni filtrerar på befattning visas endast de kompetenser som kopplats till just den befattningen.
- Var tydlig med ansvarsfördelningen och se till att de personer som ska fylla i eller uppdatera matrisen vet vilka delar de ansvarar för.
- Sätt en tydlig tidplan och boka in eventuella avstämningsmöten för att hålla koll på framdriften.
- Kommunicera gärna resultatet till interna intressenter, så att alla är informerade om hur kompetensen utvecklas i organisationen.
Förklaring av respektive kolumn
I AmpliFlow finns följande kolumner för kompetensmatrisen. Dessa hjälper er att strukturera och följa upp varje medarbetares kompetensnivå:
- Vem: Vem (användare) som raden avser. Detta är namnet på den person vars kompetenser bedöms.
- Kompetenser (1–5): Ett fält för alla kompetenser som finns i er AmpliFlow-miljö. För varje användare anger ni en nivå från 1–5 för respektive kompetens, där 1 ofta innebär grundläggande nivå och 5 är fullständig expertis.
- Planerade kurser: Visar planerade utbildningar kopplade till vald användare som ännu inte är genomförda. Hjälper er att se vilken utveckling som planeras.
- Avslutade kurser: Lista över genomförda utbildningar enligt utbildningsplaner. Detta gör det lätt att följa upp tidigare insatser och resultat.
- Kommentar: Ett fritextfält där ni kan skriva valfria noteringar, exempelvis kompletterande information om användarens kompetensnivå eller behov av vidareutbildning.
Genom att följa denna guide hoppas vi att ni får en smidig och effektiv upplevelse av att arbeta med Kompetensmatris i AmpliFlow. Om ni har några frågor eller behöver ytterligare stöd, tveka inte att kontakta vår support.
Kontakt:
