Processkartläggning används vanligtvis för att visualisera företagets processer. Och alla företag har processer.
Exempelvis ISO 9001-certifiering (kvalitet) kräver processkartläggning för att identifiera, analysera och förbättra processer som är nödvändiga för att uppnå företagets mål.
En process är vanligtvis definierat som ett antal fristående eller samverkande steg som behövs för att uppnå ett mål.
Det kan innebära att samla in data, analysera information, fatta beslut, utföra handlingar och följa upp resultatet.
Mer formellt går det att beskriva som SIS gör -
En process är en "grupp av aktiviteter som samverkar eller påverkar varandra, och som använder underlag (input) för att åstadkomma ett avsett resultat (output, utfall)."
Vi brukar säga att processerna är vad som omvandlar era kunders behov och önskemål till en nöjd kund.
Organisationer som förstår och hanterar sina processer som ett komplett system kan bli effektivare och uppnå sina mål på ett bättre sätt.
Processkartan är ett verktyg som ofta används för att visualisera och analysera en organisations processer.
Ibland sägs det enkelt att det är ett diagram som identifierar och förklarar de olika element som utgör en process och hur de är sammankopplade. Ofta vanligt att hitta i form av en PowerPoint eller ett Visio diagram.
Själva processen för att skapa en processkarta kallas för processkartläggning. Men varför gör vi den?
Ofta är det för att vi jagar effektivitet eller för att vi har någon som kräver att vi gör det.
Processinriktning, som exempelvis ISO 9001 kräver, är ett sätt att hantera och förbättra processer systematiskt för att uppnå resultat som är i linje med organisationens kvalitetspolicy och strategiska inriktning.
Det innebär att använda PDCA-cykeln och riskbaserat tänkande för att identifiera möjligheter och förhindra oönskade resultat. Det ger också fördelar som att förstå och uppfylla krav, skapa mervärde, uppnå effektiva processer och förbättra dem baserat på data och information.
Processkartläggning ger en bild av hur organisationen fungerar. Med en komplett förståelse för företagets processer kan vi se hur de kan förbättras för att minska kostnader, öka effektiviteten och möta kundernas förväntningar.
En sak som ibland glöms bort är att processkartorna är det perfekta verktyget för att se till att alla i hela företaget kan förstå, eller i alla fall veta var de kan få reda på, hur företaget fungerar. Ypperligt verktyg vid en onboarding eller när större organisationsförändringar genomförs.
För att effektivt göra en processkartläggning inom ISO 9001 är det viktigt att fokusera på att:
Det behöver inte vara så komplicerat som man först kan tro, men det kräver erfarenhet för att veta vad som är att vara effektiv och vad som är att slösa med tid eller sätta käppar i hjulet för sig själv.
När ni ska få effekt av era processkartor är det viktigt att företaget planerar förbättringsaktiviteter för att förbättra processerna och säkerställa att de stöder organisationens mål. Samtidigt är det också viktigt att ni övervakar processernas prestanda och att företaget följer upp och reviderar processkartan när det behövs.
Vår erfarenhet säger att företag ofta går ner på allt för mycket detaljer när de utför sin processkartläggning inför en ISO 9001 certifiering.
Det är viktigt att ni identifierar de steg som är relevanta för att uppfylla kraven men att samtidigt se till att ni inte lägger till onödig information som inte stödjer företagets mål eller är på för låg nivå.
Där är rutiner och checklistor ett bra sätt att dokumentera rutin-delen av processen på ett korrekt sätt.
Det är även vad ni väljer att visa upp som ni kommer bli reviderade på, så less is more.
Processkartläggningen genomförs ofta med verktyg som skapar flowcharts och swimlane-diagram för att visualisera processerna och tydliggöra dess steg.
Valet av verktyg kan ibland bli en huvudvärk eftersom vi måste koppla in IT - men här är vårt råd: tänk enkelhet.
Hitta ett system som gör det enkelt att skapa, underhålla, jobba med och framförallt kommunicera processkartorna som exempelvis AmpliFlows egenutvecklade verktyg.
Med moderna processkartor kan vi exempelvis koppla avvikelser och risker direkt till processkartan - och på det sättet göra den till ett levande verktyg.
Processkartläggning inom ISO 9001 är ett bra sätt att säkerställa att ett företags kvalitetsledningssystem är effektivt och att det stödjer organisationens mål men glöm inte att tänka på helheten och enkelheten.
Slutligen kan vi konstatera att med hjälp av processkartläggning kan ni hjälpa er själva att förbättra processerna och minska företagets risker.
