En policy är en av högsta ledningen framtagen avsiktsförklaring och vägledning för att styra beslut och uppnå önskade mål i organisationen.
Policys bör tas fram för de ämnesområden som högsta ledningen har identifierat som extra viktiga att efterleva för att organisationen skall kunna uppnå sin strategi. Vanliga ämnesområden är t.ex. kvalitet, miljö, informationssäkerhet och arbetsmiljö.
Det är inte ovanligt att ha ett flertal policyer, men ett bra alternativ är att skapa en verksamhetspolicy som omfattar alla dessa områden.
Policyn utgör ledstjärnan som vi riktar kompassen mot för att vi skall kunna ta ut riktningen för att kunna nå vår vision.
Ibland beskrivs den även som själva ramverket inom vilket organisationen har frihet att agera inom för det aktuella ämnesområdet.
Vi etablerar en policy för att vi som organisation och enskilda medarbetare skall förstå vilka ämnesområden och tillhörande övergripande regler som är viktiga för vår verksamhets framtid och vidareutveckling.
Vi får övergripande information om vad som gäller och vad som förväntas av oss.
Ofta kommer företag i kontakt med begreppet verksamhetspolicy när de ska certifiera sig mot en ledningssystems-standard exempelvis enligt ISO 9001. Denna typ av standard kräver nämligen att företag har en dokumenterad policy avseende kvalitet.
Alla företag som är certifierade enligt ISO 9001 måste uppdatera sin policy regelbundet för att säkerställa att den är fortsatt relevant och att den är kompatibel med krav som ställs på organisationen. Samtidigt måste organisationen säkerställa att policyn är konsekvent, tydlig och användbar för alla som är involverade i företagets processer och aktiviteter.
En policy som ingen följer är rätt tandlös. ISO’s ledningssystems-standarder t.ex. ISO 9001 kräver att organisationen har ett system för att övervaka att policyn följs och att den är konsekvent. Därför är det viktigt att säkerställa att alla i hela bolaget förstår och följer policyn.
Det finns inget krav på att en policy måste vara lång och tråkig.
Tvärtom - en policy som är lätt att förstå och följa är en bra policy.
En bra policy avseende kvalitet beskriver exempelvis:
Oftast har organisationer krav som ställs eller områden som är viktiga för företaget baserat på annat än bara ISO 9001 och kvalitet. För att medarbetarna inte ska drunkna i olika policys så är det då lämpligt att skapa en verksamhetspolicy som behandlar alla eller åtminstone flera av dessa ämnesområden.
En bra verksamhetspolicy beskriver exempelvis:
Exempelvis är det vanligt att behandla informationssäkerhetskrav, arbetsmiljökrav, miljökrav och andra viktiga krav från bolagets övriga intressenter.
Det finns många sätt att göra en policy på. Den kan vara lång eller kort, ett dokument eller en utskriven plansch.
Vi på AmpliFlow har hjälpt kunder att skapa policyer som verkligen är unika för den aktuella organisationen och som sticker ut. En av våra kunder gjorde en snyggt designad väggplansch med policyn, en annan tryckte upp den på en sporttröja som signerades av alla anställda och ramades in.
