Att processkartlägga är ett nyckelverktyg för att förstå, förklara och effektivisera en organisation.
I denna artikel kommer vi att utforska AmpliFlows modell för processkartläggning och hur du kan använda den i ditt eget företag för att skapa en klar, logisk och effektiv processkarta.
En process är vanligtvis definierat som ett antal fristående eller samverkande steg som behövs för att uppnå ett mål. Det kan innebära att samla in data, analysera information, fatta beslut, utföra handlingar och följa upp resultatet.
Processkartläggning ger en bild av hur organisationen fungerar. Med en komplett förståelse för företagets processer kan vi se hur de kan förbättras för att minska kostnader, öka effektiviteten och möta kundernas förväntningar.
En sak som ibland glöms bort är att processkartorna är det perfekta verktyget för att se till att alla i hela företaget kan förstå, eller i alla fall veta var de kan få reda på, hur företaget fungerar. Ypperligt verktyg vid en onboarding, för att analysera effektiviteten i en process eller när större organisationsförändringar genomförs.
Processkartläggning är alltså metoden vi använder för att bryta ner allt som företaget gör i mindre delar, analysera dessa delar och sedan visualisera hela processe. Detta gör det möjligt att tydligt identifiera varje steg i en process, vem som är ansvarig för vilket steg samt vilka resurser som behövs.
Vi på AmpliFlow har konsulter som arbetat med området i mer än 20 år. Gör du något så länge kommer du göra de flesta misstagen som går att göra. Detta har vi iterativt kokat ner till en modell för hur en processkarta ska skapas.
En huvudprincip i vår modell är att inte beskriva saker i för stor detalj. Håll dig på en hög nivå och om du behöver göra detaljerade rutiner så använd smarta digitala checklistor för dessa istället för att visuellt beskriva dem.
Så, här kommer vårt sätt att beskriva processkartor som fungerar för bolag i alla storlekar, i alla branscher.
Processöversikten är en beskriving av din organisations arbetsflöde på högsta nivå. Den inkluderar ledningsprocessen, huvudprocesser och stödprocesser.
Ledningsprocessen beskriver hur din organisation styrs, medan huvudprocesserna inkluderar kärnaktiviteter som direkt genererar värde för kunden. Stödprocesserna å andra sidan innehåller aktiviteter som ger support till huvudprocesserna men inte direkt tillför värde till slutprodukten.
Det är viktigt att inkludera information om ledningssystemet, dess omfattning och vem som ansvarar för vad i din översikt som ett komplement till visualiseringen. Det bör även finnas en kortfattad beskrivning av varför denna översikt är viktig för organisationen.
Processöversikten ger alltså en beskrivning på en hög nivå av allt som sker inom organisationen för att omvandla kundens behov och förväntningar till nöjda kunder.
När du nu på projektöversikten definierat alla dina processer på en hög nivå är det dags att dyka in i vad du ser när du kollar på en enskild process.
Varje process innehåller kort sagt ett antal sub-processer.
För varje enskild process bör du även beskriva insatser och utfall från processen, nyckelaktiviteter från process-steg i processens sub-processer och företagsmål som berör processen. Dessutom bör utvalda extra viktiga risker som har identifierats längre ner i kedjan belysas.
Genom visualisera varje process på detta sätt möjlggör du en djupare insikt i hur arbetsflödet fungerar och var det finns utrymme för förbättring.
Varje sub-process visualiseras med flera process-steg, beslutspunkter och textfält eller länkar till andra sub-processer. Vid sidan av visualiseringen är det även klokt att visa länkar till relevant material (som fördjupad information, dokument, mallar eller liknande), vem som ansvarar för vad, vilka team som är involverade och vilka risker som finns.
För varje process steg behöver du nu beskriva de process-steg som utgör sub-processen.
Varje process-steg består av ett antal aktiviteter, insats och utfall för process-steget, ansvariga användare, delaktiga team samt risker kopplade till process-steget.
Tänk som såhär: Aktiviteter kan utföras med hjälp av dokumenterade rutiner och ett process-steg samlar ett antal aktiviteter. Varje aktivitet kan vara en nyckelaktivitet som sedan rullas upp på sub-process nivå.
Genom att kartlägga varje aktivitet, kan du se exakt vad som behöver göras och hur du ska göra det.
Att processkartlägga kan vara en utmaning, men med rätt strategi och tillvägagångssätt kan det bli en framgång. Här är några råd om hur du kan göra processkartläggningen så effektiv och givande som möjligt.
Genom att följa dessa råd kan du skapa en effektiv och detaljerad processkarta som hjälper din organisation att bli mer effektiv, minska kostnader och öka kundnöjdheten.
Våra IT-verktyg är byggda från grunden för att stödja den här visualiseringen och metoden.
Men vi slutar inte där. Förutom att vi stödjer allt som vi redan pratat om direkt i IT-verktyget använder resten av funktionerna i IT-verktyget processkartan. Exempelvis vid avvikelsehantering väljer du i vilken process/sub-process eller t.o.m process-steg som avvikelsen antingen uppstod eller upptäcktes. Det gör att vi kan visualisera avvikelser direkt på processkartan.
Och eftersom allt är behörighetsstyrt kommer du bara se avvikelser som du har rätt att se, oavsett om du är VD eller en helt vanlig medarbetare. Väldigt enkelt och smidigt.
Självklart är AmpliFlow byggt från grunden för att vara flexibelt och anpassningsbart. Vill ni (trots att det är så enormt värdefullt) inte arbeta med riskhantering? Då slår vi helt enkelt av funktionen på 1 minut så att den försvinner från systemet.
Nämnde vi även att flera olika grupper inom bolaget kan arbeta på flera olika processer och nivåer samtidigt utan att det påverkar någon annans arbete? Sälj kan workshoppa och publicera sin process samtidigt som ledningsgruppen workshoppar ledningsprocessen eller marknadsteamet workshoppar en sub-process under Sälj-processen.
Genom att följa AmpliFlows modell kan du skapa en detaljerad och tydlig processkarta för din organisation som faktiskt skapar värde. Detta kommer inte bara hjälpa dig att effektivisera ditt arbete utan även ge dig möjligheten att identifiera problem innan de uppstår samt skapa en mer harmonisk arbetsmiljö.
Om du vill ha ett IT-system som gör det enkelt att genomföra processkartläggning, rådgivning eller utbildning inom effektiv processkartläggning - tveka inte att kontakta oss. Vi erbjuder lösningar som är utformade för att göra processkartläggning så smidig och effektiv som möjligt.
