Välkommen till vår guide för att genomföra kundkravshantering med AmpliFlow som en del av ert ISO-certifieringsprojekt.
Denna guide syftar till att hjälpa er att komma igång med användningen av vår modul för kundkravshantering och att säkerställa att processen genomförs smidigt och effektivt.
Grundförståelse
Börja med att skapa en förståelse för området genom att läsa denna artikel:
Vad är kundkravshantering?
Hur ska det göras?
En stor del av arbetet är redan förberett, tack vare att vi har försett er med exempel på kundkrav relevanta för de standarder ni ska certifiera er enligt.
Det ni behöver göra nu är att:
- Tilldela behörigheter till de som ska arbeta med kundkravsregistret.
- Lägga in relevanta kundbranscher så att ni kan koppla dessa mot generiska krav.
- Gå igenom listan och uppdatera respektive kundkrav så att informationen i de olika kolumnerna stämmer överens med er verksamhet.
- Lägg till kundkrav som ni saknar.
- Uppdatera informationssidan i AmpliFlow där ni beskriver hur ni arbetar med kundkravshanteringen samt vilka som är ansvariga och delaktiga.
- Gå igenom och bocka av kontrollpunkterna (sista steget) i checklistan.
- Om ni arbetar med en konsult från AmpliFlow, meddela denne att arbetet är redo för genomgång.
Tips för framgångsrikt genomförande
- Se till att alla som arbetar med kundkravshanteringen förstår vad det innebär och varför arbetet görs.
- Tänk på att kundkraven som listas är specifika för er verksamhet och de branscher ni verkar inom.
- Om arbetet delas upp, var tydlig med ansvarsfördelningen.
- Sätt en tydlig tidsplan och boka in eventuella avstämningsmöten redan nu.
- Förmedla resultatet till relevanta interna team och intressenter.
Förklaring av respektive kolumn
- Kundkrav: Beskriv det specifika kravet som kunden har på er som organisation, t.ex. ISO 45001 certifiering. Oftast är det generiska branschkrav avseende era produkter/tjänster så kan ni även lägga upp de. Mer specifika produkt- och tjänstekrav finner man ofta i en produkt eller tjänstespecifikation eller överenskomna i avtal och tillhörande villkor. Om kundkravet även är ett lagstiftat krav så lägger ni in de i lagefterlevnadsmatrisen.
- Bransch(er): Specificera vilka branscher kravet är relevant för, t.ex. tillverkande industri, läkemedel eller dagligvaruhandel. Detta underlättar t.ex. för säljarna att förbereda sig inför möte med en ny kund inom en specifik bransch och kunna svara på frågor om hur ni lever upp till dessa branschkrav.
- Specifika kund(er) som kräver detta: Namnge de kunder som har detta specifika krav. Om kravet är generellt för alla kunder kan detta lämnas tomt.
- Ämnesområde: Välj det område som kravet gäller, t.ex. kvalitet, miljö, arbetsmiljö eller informationssäkerhet. Detta underlättar kategorisering och prioritering av kraven.
- Geografiskt relaterat: Ange om kravet är specifikt för en viss geografisk plats, såsom en region, ett land eller en union av länder t.ex. EU. Detta är viktigt om ni verkar på flera marknader med olika förväntansbilder/kundkrav.
- Kommentarer: Använd detta fält för att förtydliga eller kommentera kravet vid behov. Här kan ni lägga till ytterligare information som kan vara relevant för förståelsen av kravet.
- Gällande för vår organisation?: Ange om kravet är relevant för er verksamhet eller inte. Inte sällan ställer kunder för de, viktiga krav till alla sina leverantörer fastän kraven inte är möjliga att leva upp till för vissa leverantörer. T.ex. har säljarna nytta av att veta varför ni inte kan leva upp till det kravet så att de kan förklara det för kunden.
- Sammanfattning av kravet och/eller motivation varför det inte är relevant för oss: Sammanfatta kravet eller förklara varför det inte är aktuellt för er organisation. Detta ger klarhet och dokumentation kring varför ni inte kan leva upp till vissa krav och det blir enkelt för t.ex. en säljare att förklara för kunden varför det inte är aktuellt.
- Referenslänk: Lägg till en länk till ytterligare information om kravet, t.ex. till hemsida eller Wikipedia sida där det finns fördjupad information eller vägledning om hur man uppfyller kraven.
- Delaktiga Team: Välj de team eller avdelningar som ska eller är involverade i att uppfylla kravet. Detta säkerställer att rätt personer är medvetna om och arbetar mot att uppfylla kraven.
- Ansvarig: Ange den person som är huvudansvarig för kravet. Detta tydliggör ansvarsfördelningen och förenklar uppföljning.
- Relevant för delprocesser: Ange om kravet berör specifika delprocesser inom er verksamhet. Detta hjälper till att identifiera var i verksamheten kravet behöver hanteras.
- Uppfyller vi kravet?: Markera om ni uppfyller kravet idag eller hur långt ni kommit för att kunna uppfylla kravet. Detta ger en snabb överblick över er nuvarande status gentemot kundkraven och kan vara värdefullt för t.ex. en kundansvarig att kunna informera om var ni befinner er i processen.
- Sammanfattning över hur vi uppfyller kravet: Beskriv hur ni hanterar eller uppfyller detta kundkrav. Detta kan inkludera processer, rutiner eller åtgärder som ni har implementerat.
- Länk till fördjupad information: Lägg till eventuella länkar till ytterligare dokumentation eller interna resurser som ger mer detaljerad information om hur kravet hanteras.
- Vår kunskapsguru: Ange kontaktpersonen eller experten inom organisationen som kan mest om detta krav. Detta underlättar vid frågor eller behov av fördjupad kunskap.
Genom att följa denna guide hoppas vi att ni får en smidig och effektiv upplevelse med kundkravshanteringen i AmpliFlow. Om ni har några frågor eller behöver ytterligare stöd, tveka inte att kontakta vår support.
Kontakt:
