Välkommen till vår guide för att genomföra avvikelsehantering med AmpliFlow som en del av ert ISO-certifieringsprojekt.
Denna guide syftar till att hjälpa er att komma igång med användningen av vår modul för avvikelsehantering och att säkerställa att processen genomförs smidigt och effektivt.
Grundförståelse
Börja med att skapa en förståelse för området genom att läsa följande artikel:
Vad är avvikelsehantering?
Hur ska det göras?
För att underlätta arbetet har vi försett er med en strukturerad process för att hantera avvikelser, förbättringsförslag, tillbud och andra händelser som kan påverka er verksamhet.
Det ni behöver göra för att vara i mål är att:
- Tilldela behörigheter till de som ska arbeta med avvikelsehanteringen.
- Säkerställ att alla medarbetare förstår hur de ska rapportera avvikelser och förbättringsförslag i AmpliFlow.
- Gå igenom och anpassa er avvikelseprocess så att den stämmer överens med er verksamhets behov och rutiner.
- Uppdatera informationssidan i AmpliFlow där ni beskriver hur ni arbetar med avvikelsehantering samt vilka som är ansvariga och delaktiga.
- Gå igenom och bocka av kontrollpunkterna (sista steget) i checklistan.
- Om ni samarbetar med en konsult från AmpliFlow, meddela denne när arbetet är redo för genomgång.
Tips för framgångsrikt genomförande
- Skapa en öppen företagskultur: Uppmuntra alla medarbetare att rapportera avvikelser och förbättringsförslag. Kom ihåg att varje rapporterad avvikelse är en möjlighet till förbättring.
- Kommunicera tydligt: Se till att alla förstår vad en avvikelse är, hur den ska rapporteras och vad som händer när den rapporteras.
- Återkoppla till medarbetare: Glöm inte att återkoppla till den som rapporterat en avvikelse. Detta ökar motivationen och engagemanget.
- Prioritera avvikelser: Använd allvarlighetsgraderingar för att prioritera vilka avvikelser som ska hanteras först.
- Utse ansvariga för processer: Var noggrann med att tilldela ansvariga i er processkartläggning så att rätt person får rapporterade avvikelser till sig.
- Utbilda personalen: Säkerställ att alla vet hur man använder AmpliFlow för avvikelsehantering genom utbildning och stöd.
Vanliga frågor (FAQ)
Ska man registrera även positiva händelser?
Ja! Det är viktigt att registrera både positiva och negativa händelser. Om du är osäker på hur ni arbetar i just er organisation – fråga! Informationen bör finnas på intranätet eller i personalhandboken. Om den inte gör det – lämna ett förbättringsförslag!
Hur ska jag formulera texten när jag registrerar in?
Försök att hålla det kort och koncist utan att förlora relevant information. Med tiden lär man sig hur just er organisation behöver kommunicera.
Kan användare uppdatera en registrerad avvikelse efter att den skickats in?
Ja, det kan de.
Är min förbättring för liten eller irrelevant?
Ibland kan det vara svårt att veta, men registrera hellre en förbättring för mycket, iallafall i början. Om många exempelvis sitter på sin kant med ett till synes litet problem kan det vara ett stort problem som döljer sig bakom det lilla. Gör din bästa gissning så blir det rätt!
Om jag är osäker på vilken påverkansgrad jag ska välja – hur gör jag då?
Gör din bästa gissning – den som tar emot ärendet kan uppdatera detta enkelt vid behov. Organisationen lär sig att bli bättre med tiden!
Kan man förvänta sig återkoppling på positiva kundsynpunkter?
Det beror på företaget. Vi rekommenderar att man använder positiva kundsynpunkter internt för att sprida information och inspiration. Det är alltid bra med återkoppling.
Om jag undrar vem som är ansvarig för något område, t.ex. för arbetet med förbättringsförslag, hur får jag reda på vem det är?
All sådan information bör finnas på ert intranät eller i personalhandboken.
Varför måste jag registrera mer än bara en text?
Anledningen till att man inte bara kan registrera text är för att hjälpa den som tar emot och arbetar med dessa saker – rätt sak i rätt ordning. Det gör att rätt ärende kopplas till rätt personer och ger företaget möjlighet att upptäcka mönster, t.ex. "Fel avtalsmall används om och om igen av säljavdelningen".
Kan jag registrera en förbättring åt någon annan?
Ja, det kan du. Du bör då lägga till personen som delaktig vid registreringen så att personen också kan se och följa ärendet. Notera också i texten hur det ligger till så att mottagaren förstår varför du registrerat åt någon annan.
Förklaring av respektive fält i avvikelsehanteringen
Systemfält
Alla avvikelser oavsett mall i AmpliFlow har ett antal olika system-fält. Dessa styrs till viss del utifrån vilka funktioner som är påslagna av er administratör.
- Beskrivning: Här beskriver du förbättringen eller avvikelsen i detalj. Förklara vad som har hänt eller vad som kan förbättras, varför det är viktigt, och vilka som är inblandade.
- Påverkade områden Välj de områden som påverkas av avvikelsen från er påverkansmatris (se separat checklista i AmpliFlow), till exempel "Leverans", "Miljö", "Hälsa & Säkerhet", "Omedelbar besparingspotential", "Internrevision" eller "Positiv feedback från kund". Detta hjälper till att förstå var avvikelsen har störst påverkan.
- Påverkade processer Välj process/delprocess/process-steg (se separat checklista för Processkartläggningen i AmpliFlow) där avvikelsen uppstod och vart den upptäcktes. Detta hjälper till att spåra och analysera vilken del av verksamheten som behöver åtgärder samt ger ansvarig för påverkad process rättigheter att se och jobba med avvikelsen.
- Upptäcktes i: Ange var avvikelsen först upptäcktes. Detta ger insikt i vilket skede av produktionen eller tjänsteleveransen problemet identifierades.
- Uppstod i: Ange var avvikelsen ursprungligen uppstod. Detta hjälper till att identifiera källan till problemet och förebygga liknande händelser i framtiden.
Mall-specifika aktiviteter
I varje mall kan vi lägga till hur många (vi rekommenderar dock att hålla nere det så mycket ni kan) fält som helst för datainsamling. Nedan är ett exempel på saker som vår grund-mall för avvikelser innehåller och som ni nu kan redigera själva:
- Ange datum då avvikelsen inträffade: Ange det exakta datumet och om möjligt tiden för när avvikelsen inträffade. Om tiden inte är känd, välj åtminstone datumet.
- Potentiella/konstaterade konsekvenser: Beskriv de potentiella eller faktiska konsekvenserna av avvikelsen. Detta kan inkludera direkta kostnader, som extra användning av material eller personalarbete, samt indirekta kostnader, som förlorade intäkter.
- Direkta åtgärder: Beskriv de omedelbara åtgärder som vidtogs för att minimera effekterna av avvikelsen. Detta kan innefatta snabba korrigerande åtgärder för att begränsa skada eller förlust.
- Leverantör: Om avvikelsen orsakades av en leverantör, välj leverantören från listan. Om leverantören saknas i listan, notera detta i kommentarsfältet.
- Foto: Om möjligt och relevant, ta ett foto som dokumenterar avvikelsen eller förbättringen. Detta kan ge visuellt stöd och klarhet i rapporteringen.
- Kommentarer: Här kan du skriva in eventuella ytterligare kommentarer eller information som kan vara relevant för avvikelsen eller förbättringsförslaget.
Dessa fält är exempel från vår standardmall för avvikelser, och du kan anpassa dem efter er verksamhets specifika behov och projekt. Systemfält som "Description" och "Impacted Areas" kommer från allvarlighetsgradsmatrismodulen och är tillgängliga om den är aktiverad. Fälten "Impacted Processes" (upptäckt i, uppstod i) finns endast om processkartläggningen är aktiverad och genomförd.
Implementera avvikelsehantering i företagskulturen
- Definiera vad en avvikelse är för er organisation: Det är viktigt att ni har en tydlig definition av vad en avvikelse är så att alla i organisationen förstår vad de ska leta efter och rapportera.
- Skapa en tydlig process: Beskriv i enkla steg hur avvikelser ska rapporteras och hanteras. Se till att processen är lättillgänglig för alla medarbetare.
- Utbilda personalen: Genomför utbildningar så att alla i organisationen vet hur man rapporterar och hanterar avvikelser i AmpliFlow.
- Följ upp och utvärdera: Regelbundet granska processen för avvikelsehantering och gör justeringar vid behov.
- Kommunicera effektivt: Dela regelbundet med er av resultaten från avvikelsehanteringen. Detta visar att avvikelser tas på allvar och motiverar medarbetare att fortsätta rapportera.
- Anpassa formulären: Varje organisation är unik, anpassa därför era avvikelseformulär så att de passar era specifika behov och utmaningar.
Kom ihåg: Varje rapporterad avvikelse är en möjlighet till förbättring!
Genom att ha en strukturerad och transparent avvikelsehantering kan ni:
- Förbättra kvaliteten på era produkter och tjänster.
- Öka kundnöjdheten genom att snabbt åtgärda problem.
- Främja en kultur där medarbetare känner sig hörda och engagerade.
- Identifiera mönster och underliggande problem som annars kanske inte skulle upptäckas.
Kontakt och support
Om ni har några frågor eller behöver ytterligare stöd, tveka inte att kontakta vår support.
Kontakt:
Genom att följa denna guide hoppas vi att ni får en smidig och effektiv upplevelse med avvikelsehanteringen i AmpliFlow. Tillsammans kan vi arbeta mot ständiga förbättringar och en starkare organisation.
