Välkommen till vår guide för att genomföra medarbetarsamtal med AmpliFlow. Här går vi igenom vad funktionen innebär, varför den är viktig och hur ni kan implementera och använda den i organisationen. Medarbetarsamtal hjälper er att skapa struktur för kontinuerlig dialog mellan chef och medarbetare. Det skapar också fokus på kompetensutveckling, arbetsmiljö och mål. Ni får ett bra underlag för att driva förbättringar och öka engagemanget i verksamheten.
Vårt mål är att göra funktionen lättillgänglig och tydlig. Denna guide förklarar varje steg i processen, från att skapa ert första medarbetarsamtal till att följa upp åtgärder och aktiviteter. Mot slutet förklarar vi också hur ni kan anpassa funktionen efter era behov, så att ni får ett system som passar just er verksamhet.
Grundförståelse
För att komma igång är det bra att ha grundläggande kunskap om vad ett medarbetarsamtal är och varför det är viktigt.
Läs vår artikel om: "Vad är ett medarbetarsamtal?"
Vad är medarbetarsamtal?
Medarbetarsamtal är regelbundna, strukturerade samtal mellan chef och medarbetare. De syftar till att säkerställa att alla känner sig sedda och hörda, samt att verksamheten hela tiden rör sig i rätt riktning. Det brukar, beroende på företag, vara en blandning av:
- Uppföljning av tidigare mål
- Diskussionspunkter kring arbetsuppgifter
- Planering för framtiden, t.ex. kompetensutveckling
- Utvärdering av arbetsmiljö och trivsel
- Dialog om karriärvägar och ansvarsfördelning
Medarbetarsamtal kan även ge en klar bild av medarbetares kompetenser och utvecklingsbehov. Det hjälper er säkerställa att rätt person har rätt uppgifter och att alla känner sig motiverade och engagerade. Eftersom ni siktar på ISO 9001, 14001, 27001 eller 45001 är det dessutom viktigt att regelbundet säkerställa att medarbetarna har den kompetens som krävs för att leva upp till standardernas krav.
Syfte och mål
Genom att strukturera medarbetarsamtalet i AmpliFlow vill vi hjälpa er att skapa ordning och reda i processen. Vanliga mål med medarbetarsamtal är:
- Säkerställa utveckling och trivsel.
- Identifiera kompetensbehov.
- Förebygga missförstånd kring arbetsuppgifter.
- Öka tydlighet kring förväntningar och mål.
- Skapa ett forum för återkoppling, uppmuntran och dialog.
Medarbetarsamtal ska vara ett kontinuerligt arbete. Samtalen fungerar som en naturlig del av verksamhetens målstyrning och kompetensarbete. De har en viktig roll i att följa upp hur medarbetaren mår och hur arbetsmiljön fungerar.
Hur ska det göras?
Nedan följer en steg-för-steg-beskrivning av hur ni kommer igång med medarbetarsamtal i AmpliFlow. Ni har redan försetts med en grundläggande mall och olika resurser, så mycket av arbetet är förberett. Ni kan börja med:
- Tilldela behörigheter m.h.a behörigheter och roller i AmpliFlow. Se till att användare som ska komma åt medarbetarsamtal har korrekt behörighetsnivå, exempelvis “Användare” med rättighet att se, lägga till, redigera och arkivera sina egna utvärderingar och de för sina medarbetare. Både chef och medarbetare kan lägga upp ett nytt medarbetarsamtal.
- Gå igenom den förberedda mallen och kolla vilka fält som redan finns i mallen för medarbetarsamtal. Stämmer dessa med hur ni vill genomföra samtalen? Passar rubrikerna för era frågor? Se till att anpassa så att ni får rätt struktur på samtalet. Lägg till kolumner enligt era behov eller ta bort de ni inte anser relevanta.
- Skapa helt egna aktiviteter, ni är inte låsta till exemplet ni fått. T.ex. skapa en uppgiftslista för åtgärder som medarbetaren eller chefen förväntas göra. Kanske behöver ni en rad för “Önskemål om utbildning”? Eller en kolumn för “Planerad kompetensutveckling”? Allt detta går att lägga till via “Lägg till aktivitet.” under "Egenskaper" i Medarbetarsamtalsfunktionen om du har rollen "Ägare".
- Uppdatera informationssidan i AmpliFlow där ni beskriver hur ni jobbar med medarbetarsamtal, samt ange vilka som är ansvariga och delaktiga.
- Gå igenom och bocka av kontrollpunkterna (det sista steget) i checklistan för att säkerställa att allt är korrekt ifyllt och uppdaterat.
- Om ni samarbetar med en konsult från AmpliFlow, notifiera denne att arbetet är redo för genomgång när ni är klara.
Tips för framgångsrikt genomförande
- Kommunicera syftet tydligt: Alla ska veta varför ni gör medarbetarsamtal och hur ni ska följa upp resultaten.
- Fördela ansvar: Om flera är inblandade i att skapa och följa upp medarbetarsamtal, se till att ni bestämt vem som gör vad.
- Respektera tidplanen: Schemalägg samtalen och se till att ni håller tiderna. Boka möten i god tid, gärna via AmpliFlows inbyggda kalender eller via ert vanliga kalendersystem.
- Använd checklistan för funktionen i AmpliFlow: Markera när ni är klara med ett steg. Det ger en tydlig överblick.
- Ta vara på feedback: Fråga medarbetarna hur de upplever processen. Kanske kan ni förbättra mallen eller ta in fler frågor som de tycker är viktiga.
Ni vill också att resultatet från medarbetarsamtalet når rätt intressenter. Exempelvis kanske HR vill ha en samlad överblick för att se var det finns behov av rekrytering eller utbildning? Genom att hålla informationen samlad i AmpliFlow blir det enkelt att ge rätt personer tillgång till rätt data.
Förklaring av respektive kolumn
I mallen för medarbetarsamtal i AmpliFlow finns olika kolumner och fält som ni kan fylla i. Nedan exempel visar de centrala kolumnerna som inte går att ta bort och hur de kan användas:
- Vem
Denna kolumn är vanligtvis förifylld med inloggad användare, men går att redigera om det är en chef som startar samtalet för en av sina medarbetare. “Vem” anger alltså vilken medarbetare samtalet gäller. Det hjälper er att koppla samtalen till rätt person. - Utvärderande chef
Här väljer ni den chef eller ansvariga person som utför utvärderingen. Den personen kan t.ex. vara direkt chef, en HR-specialist eller någon annan som leder processen. - Datum för samtal
Ange vilket datum samtalet sker. Det gör det enklare att följa upp hur ofta ni genomför samtalen och när det är dags för nästa.
Utöver dessa så är ni fria att konstruera mallen på det sätt som är lämpligt för ert företag. Oroa er inte, vi har gett er en anpassningsbar mall så att ni slipper utgå från ett blankt papper.
Anpassa medarbetarsamtal efter ert företag
Medarbetarsamtal kan se olika ut beroende på hur er organisation är strukturerad och vilka behov ni har. I AmpliFlow har ni möjlighet att justera mallen så att samtalet blir relevant och värdeskapande.
Aktiviteter i medarbetarsamtal
För att ge extra stöd för medarbetarsamtalet kan ni lägga till “Aktiviteter” som skapas på samma sätt som i en checklistemall eller avvikelseformulär. Med “Aktiviteter” menas olika typer av fält och funktioner som hjälper er att fånga in viktig information. Det kan vara allt från en enkel textkommentar till en mer komplex uppgiftslista.
Typer av aktiviteter
Nedan är exempel på aktivitetstyper ni kan lägga till:
- Värde (1 rad text): Används när ni vill ha ett kort textfält. Kanske för ett bestämt nyckeltal eller för att skriva in en sammanfattande punkt, t.ex. “Önskad utbildning: X.”
- Text (Flera rader text): Ett större textfält för utförligare kommentarer. Passar bra om ni behöver beskriva en situation i mer detalj.
- Uppgiftslista: Skapa en lista med deluppgifter som behöver åtgärdas. Det kan vara användbart för att bryta ner större mål i mindre, mer hanterbara delar. Varje uppgift kan tilldelas en ansvarig person och ett slutdatum.
- Datum och tid: Används för att specificera när en särskild åtgärd eller händelse ska ske. Exempelvis kan ni här ange när nästa medarbetarsamtal ska hållas eller när en utbildning är planerad.
- Foto: Om det finns behov av att dokumentera visuella bevis eller exempel, kan ni lägga till ett foto. Det kan vara användbart för att dokumentera arbetsmiljöförhållanden eller liknande.
- Alternativ (Dropdown): Skapa en lista med fördefinierade alternativ. Det kan vara praktiskt när ni vill att medarbetarna ska välja bland förutbestämda svar, exempelvis “Mycket nöjd”, “Nöjd”, “Missnöjd”.
- Kunder och leverantörer: Välj från kund- och leverantörsregistret i AmpliFlow. Om samtalet berör specifika kunder eller leverantörer kan ni snabbt och enkelt koppla dessa till samtalet.
- Artikel och streckkoder: Om samtalet innefattar diskussioner om specifika produkter eller lager, kan ni länka till artikelregistret eller använda streckkoder för att identifiera varor.
- Generera streckkod: Låt användaren skapa en streckkod direkt i samtalet, vilket kan vara användbart för intern spårning eller dokumentation.
- Hyperlänk: Lägg till länkar till externa resurser eller interna system för vidare läsning och referens.
- Användare: Koppla samtalet till specifika användare i AmpliFlow. Exempelvis kanske ni vill att ett team roterar mycket i samarbete och spårar vilka medarbetaren samarbetat med senaste perioden.
- Befattningar: Koppla samtalet till specifika befattningar i AmpliFlow. Detta kan exempelvis ge en snabb översikt av vilka roller som medarbetare önskar samarbeta mer med.
- Kompetenser: Välj från kompetensregistret. Här kan ni enkelt om ni vill exempelvis följa vilka kompetenser som ska utvecklas eller vilka utbildningar som kan behövas.
- Custom List / Anpassade listor: Om ni har egna anpassade listor eller register kan ni välja rader från dessa för att ytterligare personalisera samtalet. Det ger en ännu mer skräddarsydd upplevelse och dokumentation.
Anpassa efter företagets specifika krav
För att medarbetarsamtal ska passa just ert företag kan ni lägga till specifika aktiviteter som gäller för alla samtal. Det kan exempelvis vara en obligatorisk diskussionspunkt om hållbarhet, arbetsmiljö eller företagets värderingar. Med hjälp av AmpliFlow kan ni säkerställa att varje samtal innehåller de delar som är viktigast för er organisation.
Nedan följer ett kort exempel på hur en mall för medarbetarsamtal kan se ut i AmpliFlow. Syftet är att skapa en tydlig struktur som underlättar dokumentation, uppföljning och fortsatt utveckling. Förutom ett par systemaktiviteter – som ”Vem”, ”Utvärderande chef” och ”Datum för samtal” – har ytterligare 15 aktiviteter lagts till. Reflektera kring huruvida detta kan vara intressant för ert företag och vad för värde det skulle ha att använda denna mall och samla in denna data.
Exempel på aktiviteter att lägga till i medarbetarsamtal
- UPPFÖLJNING
• Typ: Uppgift (Uppgifter-lista eller Multi line of text)
• Varför: Här noteras punkter från föregående samtal. Ger en överblick över vad som tidigare tagits upp och vad som behöver följas upp vidare. - UPPFÖLJNING – svar
• Typ: Multi line of text
• Varför: Ger utrymme för medarbetaren att svara på tidigare uppgifter eller reflektioner. Ökar delaktighet och tydlighet kring eventuella utmaningar. - Har tidigare mål uppfyllts?
• Typ: Alternativ (dropdown) med möjligheterna ”Ja”, ”Nej” eller ”Delvis”
• Varför: Underlättar statusuppföljning av tidigare uppsatta mål och om något kräver extra åtgärd. - Ev kommentarer
• Typ: Multi line of text
• Varför: Ger utrymme för noteringar och förtydliganden kring om målen är uppfyllda eller inte. - TRIVSEL
• Typ: Multi line of text
• Varför: Möjliggör en öppen diskussion om hur medarbetaren mår, upplever stämningen i gruppen och relationen till sin chef. - Allmän trivsel på [Företagsnamn]
• Typ: Alternativ (dropdown)
• Varför: En snabb mätpunkt för att se hur medarbetaren upplever företagsklimatet, från ”Inte alls” till ”Fantastiskt”. - MÅL & UTVECKLING
• Typ: Multi line of text
• Varför: Skapar ett utrymme för dialog om både företagets och medarbetarens framtida mål, samt behov av kompetensutveckling. - Är [Företaget]s målbild tydlig och inkluderande?
• Typ: Alternativ (dropdown)
• Varför: Fångar upp hur väl medarbetaren upplever att de övergripande målen är förankrade och tydliga. - MANDAT/ANSVAR
• Typ: Multi line of text
• Varför: Ökar förståelsen för hur medarbetaren upplever sitt ansvar och vilka befogenheter som behövs för att lyckas. - Är förväntningarna på dig tydliga?
• Typ: Alternativ (dropdown)
• Varför: Går snabbt att identifiera om medarbetaren anser att ansvaret är tydligt eller om det finns oklarheter. - PRESTATION
• Typ: Multi line of text
• Varför: Ger såväl chef som medarbetare utrymme att diskutera starka och svaga sidor och hur dessa kan tas tillvara eller utvecklas. - Självskattning enl befattningsbeskrivning
• Typ: Alternativ (dropdown)
• Varför: Gör det enkelt att betygssätta hur väl medarbetaren tycker sig möta förväntan och överenskommelse i sin roll på en skala från 1-5. - ÖVERENSKOMMELSE/SUMMERING
• Typ: Multi line of text
• Varför: Samlar slutsatser och tydliggör vem som ansvarar för vilka åtgärder samt när det ska vara klart. Viktigt för fortsatt uppföljning. - Uppgiftslista
• Typ: Uppgift (Uppgifter-lista)
• Varför: Möjliggör att lägga till konkreta saker som ska göras innan nästa samtal. Kan enkelt bockas av löpande. - Inplanerat datum för nästa medarbetarsamtal
• Typ: Datum och tid
• Varför: Tydliggör när nästa uppföljning är planerad och gör det möjligt att lägga in påminnelser i AmpliFlow.
Genom att använda mallen och tipsen ovan hoppas vi att ni får en smidig och effektiv upplevelse med medarbetarsamtal i AmpliFlow. Ni kan enkelt följa upp samtalen, dokumentera viktiga insikter och driva förbättringar i hela organisationen. Har ni fler frågor eller behöver ytterligare stöd är ni alltid välkomna att kontakta vår support.
Kontakt:
Tack för att ni använder AmpliFlow för att hantera era medarbetarsamtal och för att ni strävar efter att skapa en bättre arbetsmiljö för alla medarbetare!
