Välkommen till vår guide för att komma igång med arbetet kring att skapa och använda både ett befattningsregister och ett kompetensregister i AmpliFlow. Dessa två moduler är grundläggande för att säkerställa att relevant personal har de kunskaper och färdigheter som krävs för att uppfylla kraven i ert ledningssystem samt för att stötta er certifieringsprocess mot valda ISO-standarder.
Med andra ord är befattningsregistret och kompetensregistret de första stegen ni tar i AmpliFlow för att skapa en solid grund för er fortsatta kompetenshantering.
Denna guide syftar till att hjälpa er att:
• Förstå syftet med befattningsregistret samt kompetensregistret och hur dessa två register hänger ihop.
• Effektivt sätta upp, anpassa och använda den modul i AmpliFlow som stödjer befattnings- och kompetenshantering.
• Säkerställa en tydlig process som uppfyller relevanta ISO-krav på kompetenshantering.
• Lägga grunden för att senare skapa en “kompetensmatris”, vilken bland anat kommer användas för att redovisa hur ni säkerställer rätt kompetenser i er organisation.
Befattningsregistret och kompetensregistret är tätt sammankopplade: Befattningsregistret beskriver vilka roller och ansvar som finns i organisationen, medan kompetensregistret definierar de olika kompetenser som kan tilldelas dessa roller. Genom att följa de steg och rekommendationer som presenteras här kommer ni att säkerställa att ni uppfyller ISO-standardernas krav på planerad och mätbar kompetensuppbyggnad i organisationen.
Innan ni börjar arbeta i AmpliFlow med att lägga upp befattningar och kompetenser är det viktigt att få en grundläggande förståelse för vad kompetenshantering i stort innebär, eftersom befattningar och kompetenser är en grundläggande del av det området. Ni kan läsa mer utförligt om detta i artikeln "vad är kompetenshantering".
Kompetenshantering handlar om att systematiskt identifiera, utveckla och följa upp de kunskaper, färdigheter och beteenden som behövs för att organisationen ska nå sina mål samt uppfylla de krav som ställs av ISO-standarder.
Befattningsregistret och kompetensregistret är centrala komponenter i detta arbete, eftersom:
• Befattningsregistret beskriver vilka roller som krävs i verksamheten och kan beskriva ansvar, befogenheter och förväntade beteenden som hör till varje roll.
• Kompetensregistret definierar vilka kompetenser (kunskaper eller färdigheter) som organisationen behöver och hur företaget definierar olika nivåer av kompetens inom den specifika kompetensen.
Genom att tilldela roller till anställda och kombinera dessa register får ni en tydlig bild av vilka medarbetare som har vilka kompetenser, var bristerna finns, och i förlängningen när ni även är färdiga med kompetensmatrisen och utbildningsplaner: hur ni ska planera för att fylla de luckorna som uppstår när krav, regelverk eller strategier förändras.
Här fokuserar vi på de praktiska stegen i AmpliFlow för att sätta upp och använda befattningsregistret och kompetensregistret.
Redan nu är en stor del av arbetet förberett i AmpliFlow: det finns standardmallar importerade i er miljö för hur olika befattningar kan se ut och hur kompetenser kan definieras. Men det är såklart viktigt att ni anpassar allt till er egen verksamhet.
Nedan följer en generell steg-för-steg-lista som guidar er igenom processen:
I både befattningsregistret och kompetensregistret i AmpliFlow finns ett antal kolumner (fält). Nedan förklarar vi de viktigaste kolumnerna och deras syfte. På så sätt blir det enklare för er att mata in och strukturera informationen rätt från början.
I befattningsregistret beskrivs inte bara titel och övergripande ansvar, utan även förväntat beteende och typiska arbetsuppgifter. Ni kan förtydliga hur en roll bidrar till organisationens mål och hur ni säkerställer att rätt person innehar rollen.
Ett väl utformat befattningsregister kan även vara en stor tillgång vid rekrytering och personalutveckling. När ni gör en kravspecifikation för en ny medarbetare eller bedömer behovet av vidareutbildning för en grupp kan ni snabbt se vilka befattningar som berörs och vilka kompetensluckor som finns.
När man väljer kompetenser i befattningsregistret hänvisar man alltså direkt till de poster som skapats i kompetensregistret. Genom den kopplingen kan ni senare se vilka personer i organisationen som uppfyller de kompetenskrav som är kopplade till en viss befattning.
I många fall lägger man också in eventuella lagkrav eller branschkrav under description/beskrivning. Till exempel om ni måste uppfylla vissa specifika miljökrav och därför behöver en person med kunskap i ISO 14001, eller om arbetsmiljölagen kräver att vissa roller har relevant utbildning.
Kompetensregistret har samma kolumner som befattningsregistret (Name/Namn, Description/Beskrivning osv.), men innehållet representerar istället kompetenser. Nedan förklarar vi hur ni effektivt kan fylla kolumnerna i kompetensregistret.
Kompetensregistret är, som namnet antyder, en systematisk förteckning över alla kompetenser som ni har identifierat som relevanta för organisationen. Det kan handla om generella kompetenser som “Kommunikation och presentation”, men också om mycket specifika kompetenser såsom “Produktionskunskap inom kemisk industri”.
Att skapa ett kompetensregister kräver ofta en gemensam diskussion i organisationen om vilka kompetenser man värdesätter eller har behov av. Det är också här ni lägger grunden till er “kompetensmatris” – det vill säga en karta över vilka roller (eller individer) som behöver vilka kompetenser och i vilken utsträckning.
En vanlig utmaning när man bygger kompetensregister är hur detaljerad man ska vara. Å ena sidan vill man vara så specifik att det är tydligt vilken kompetens som krävs, men å andra sidan vill man inte dränka sig i oöverskådliga listor. Det viktigaste är att hitta en struktur som funkar för just er organisation, där ni enkelt kan uppdatera och konkretisera i takt med att verksamheten eller omvärlden förändras.
Som inspiration finner ni nedan ett mer utförligt exempel på en befattning hämtat från en “Affärsutvecklare”/“Business Developer”.
• “Name”/“Namn”: Business Developer / Affärsutvecklare
• “Description/Beskrivning”:
När ni lägger in denna befattning i befattningsregistret i AmpliFlow, är det viktigt att den information som väljs speglar verkligheten. Ni behöver också bedöma om vissa kompetenser ska vara “obligatoriska” (ett absolut krav för arbetet) och vilka som är mer “meriterande”.
Innan ni meddelar er konsult eller andra interna intressenter att befattningsregistret och kompetensregistret är klara för genomgång, se till att ni har bockat av i checklistan för implementation i er AmpliFlow miljö som säkerställer att ni möter kraven och har gjort allt som krävs.
Ni är varmt välkomna att höra av er för mer information, frågor och eventuellt ytterligare rådgivning. Tack för att ni använder AmpliFlow, och lycka till med ert kompetenshanteringsarbete!
• Webbplats: www.ampliflow.se/support
• E-post: support@ampliflow.se